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 Seis reglas de oro para organizar una convencion para empresas

Organizar cualquier tipo de convención de empresa define un momento de gran importancia en el día a día de la empresa, porque el evento reflejará de un modo fiel la imagen corporativa de la empresa.

Por tanto, la organización del evento debe estar bien pensada, ya que a parte de ofrecer una buena imagen interna y externa de nuestra empresa, supone una gran oportunidad para motivar a los empleados e involucrarles en el trabajo de una empresa de la que se sientan orgullosos.

Algunas de las reglas de oro para organizar cualquier tipo de evento de empresa son las siguientes:

1. Definir propiamente la audiencia objetiva:

Es necesario saber a quien está destinada la convención y el mensaje que queremos emitir. No es lo mismo hablar con clientes que con socios, superiores o trabajadores. ste primer paso, fundamental, marcará el resto de la organización del evento.

2. Encontrar un buen tema para la convención:

Debe encontrarse un leiv motiv, un tema central que nos permita hacer atrayente la asistencia al evento. Por este motivo siempre es más eficaz centrarnos en temas futuros, proyectos o iniciativas de inminente puesta en marcha que permitan motivar a los asistentes a lograr las metas y objetivos expuestos.

3. Escoger a un interlocutor destacado y apropiado:

Si se trata de un evento en clave interna, lo mejor es buscar un presentador o conferenciante que no sea parte de la empresa y ofrezca una visión novedosa y diferente de los temas tratados.

Si la convención está dirigida a los clientes, deberíamos concretar la intervención de un miembro destacado de la gerencia o dirección de la empresa, que pondrá en valor lo expuesto.

4. La localización es fundamental:

Debemos apostar por salas acordes con la cantidad de asistentes, que dispongan de los servicios audiovisuales necesarios, así como otros que pudiesen necesitarse (azafatas, traducción, etc.)

El lugar debe ser accesible y estar bien comunicado para la audiencia programada. Al contrario que en otros eventos de empresa (cenas, fiestas), si se trata de una convención de índole interna, utilizar las instalaciones de la empresa ahorra dinero y facilita la asistencia.

5. Una fecha sin problemas:

Elegir el día y la hora del evento puede ser difícil, puesto que hay que organizarla fuera de periodos de vacaciones escolares y evitando coincidir con otro evento importante o en la que el público asistente tenga muchas responsabilidades.

Además, dependiendo del lugar y el estilo del evento, hay que contar con las previsiones climatológicas (en caso de que la convención se celebre totalmente o en parte en zonas al aire libre).

6. Contar con ayuda profesional:

En caso de que la convención o evento tenga que realizarse fuera de la empresa y cuente con un número de asistentes elevados, contar con la ayuda de una agencia de organización de eventos puede ser muy útil.

Las agencias ahorrarán tiempo y se encargarán de la gestión integral de muchos de los servicios necesarios para la celebración del evento, desde la elección de lugar más apropiado a la contratación del presentador, el transporte, o la contratación de los servicios de valor añadido (azafatas, traducción, catering…) que consideremos apropiados.

Debe ser muy cuidadoso cuando elija la fecha y hora del evento. No organice un evento durante los períodos de vacaciones escolares. Finalmente, antes de fijar una fecha, chequee que  no haya cualquier otro evento importante o parecido durante este período. Además, siempre hay que echar un vistazo a las huelgas de transporte o a las previsiones del clima.

Estas recomendaciones son los elementos básicos para gestionar la organización de un evento de empresa. Hay muchos otros consejos, así que estas son solo pistas, un soporte para dar inicio a dicha organización. Usted no debe dudar en pedir a otros, con el fin de pedir un poco de ayuda, tener un montón de ideas y hacer un buen evento.

 

 

 
 
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